こんにちは、LAPRASの本庄です。
新型コロナウイルスの感染拡大の影響もあり、オンラインでカジュアル面談を実施するケースが急増しています。オンラインでの面談は対面とは異なるポイントに注意が必要で、慣れないうちは戸惑うことも多いかと思います。
この記事では、オンライン面談に慣れていない方を対象に、オンライン面談の基本的な実施方法や事前準備、面談時の注意点を解説します。
快適にオンラインコミュニケーションができるように準備して面談に臨んでくださいね。
オンライン面談の基本的な実施方法
■ ツール
Zoom、Skype、Whereby、Google Hangout、WebEx、BlueJeansなどのWeb会議ツールを使うことが多いです。PCまたはスマートフォンから利用します。
■ カメラ
カメラはONで参加しましょう。お持ちのPCに付属のカメラで問題ありません。
■ マイク・スピーカー
個室で行う場合には、お持ちのPCに付属のものでも問題ありませんが、マイク付きイヤホンやヘッドセットを準備できる場合にはできるだけ利用しましょう。コミュニケーションがよりスムーズになります。
オンラインでのコミュニケーションでは画像より音声のスムーズさが大切です。音声が聞き取りづらかったり度々切れたりすると会話にストレスを感じますので、音声は十分なクオリティを担保できるように準備することをお勧めします。
≪Tips≫
お持ちのPCのマイク・スピーカーの品質に不安がある場合は、スマートフォンで音声のみ接続、PCでカメラのみ接続してみても良いでしょう。可能であればWeb会議用のヘッドセットやイヤホンを用意しましょう。
■ 場所
明るく、静かな場所で実施しましょう。
面談内容によっては、少し個人的な質問への回答や、企業の状況について踏み込んだ話を行う場合もあります。できる限り、カフェなどのどこで誰が聞いているか分からない場所を避け、自宅等の個室内で実施しましょう。
≪参考≫
主要なWeb会議ツール（2020年4月3日時点）
| ツール | アプリのインストール要否 | アカウント作成要否 | オフィシャルサイト | 接続テストの方法 |
|---|---|---|---|---|
| Zoom | ■PC：インストール推奨※ ■スマホ：必要 ※会議の主催者の設定によってはブラウザから参加可能だが、アプリをDLした方が快適 | 不要 | https://zoom.us/ | Zoomのヘルプページ |
| Skype | PC・スマホ共に必要 | 不要 | https://www.skype.com/ja/ | Skypeのヘルプページ |
| Whereby | ■PC：不要 ■スマホ：必要 | 必要 | https://whereby.com/ | ― |
| Google Hangout | ■PC：不要 ■スマホ：必要 | Googleアカウントが必要 | https://hangouts.google.com/webchat/start | ハングアウトのヘルプページ |
| WebEx | PC・スマホ共に必要 | 不要 | https://www.webex.com/ja/index.html | WebExのヘルプページ |
| BlueJeans | ■PC：インストール推奨※ ■スマホ：必要 ※会議の主催者の設定によってはブラウザから参加可能だが、アプリをDLした方が快適 | 不要 | https://www.bluejeans.com/ | ― |
事前に準備しておくこと
■ インターネット環境
オンライン面談は良好なインターネット環境下で行わないと、音声が途切れたり、画像が固まってしまいます。可能な限りWifi環境の準備を行いましょう。また、通信上限等も確認しておきましょう。
■ ツールのインストール・基本操作確認
面談前には企業より面談用のURLや利用ツールが連絡されます。利用したことの無いツールである場合には事前にインストールしておきましょう。念の為、PCとスマートフォン両方にインストールしておき、接続方法、カメラやスピーカーの設定変更のやり方を確認しておきましょう。
≪Tips≫
自宅から参加しており、雑多な様子が丸見えで気が引ける…という方は、バーチャル背景や背景をぼかす機能を活用しましょう。
既に利用した事のあるWeb会議ツールの場合、プロフィール画像はプライベートすぎるものになっていないか確認し、必要に応じて変更しておきましょう。
■ (自宅で実施する場合)荷物などが届かないようにする
面談の最中に荷物が届かないように調整しておきましょう。
■ 資料は事前に貰っておく
資料共有が上手くできない場合に備えて、事前に会社紹介等の利用資料をもらっておくと良いでしょう。面談前にすぐ開ける状態にしておくと、資料共有がスムーズに行かなくても同じ資料を見ながら面談が進行できます。
また、資料について質問をするときは、「〇〇（タイトル）の資料の、〇ページ」というように明示するようにします。
面談実施時の注意点
■ 5分前行動 「しない」
オンライン面談の場合、面談開始時刻ちょうど(早くても1～2分前)にMTGに参加するようにしましょう。企業側が連続してオンライン面談を設定している場合、早く入りすぎると他の候補者との面談や社内会議などとバッティングしてしまう可能性があります。
■ 身だしなみ
自宅から実施する場合にも、最低限の身だしなみを整え清潔感のある服装で面談にのぞみましょう。
■ カメラ目線
オンラインだからこそ、相手に表情や人となりが少しでも伝わるよう、カメラ目線を心がけましょう。表情が見えるように、照明が逆光にならないように注意しましょう。
■ 機器の充電
面談の途中に充電が切れていきなり中断！ということが起きないよう十分に充電があることを確認した上で、できるだけ電源につないだ状態で面談に参加しましょう。
■ トラブル時も焦らない
画面が固まる、音が聞こえなくなる等のトラブルはつきものです。焦らずに、再度接続し直す、解消されなければスマートフォンに切り替える、どうしても繋がらなければ電話をかけてもらう等の対応を行いましょう。
■ (自宅で実施する場合)生活音が響かないようにする
食洗機や洗濯機等の音が響かないように注意しましょう。
■ タイピング音が響かないようにする
イヤホンやヘッドセット等を使わずに話している場合、タイピング音が相手に大音量で伝わります。メモはノート等に取るか、イヤホンを使う、激しくタイピングを行わないなど注意しましょう。
さいごに
新型コロナウィルスの影響で、企業側も急にオンラインで面談を行うことになり、面談担当者もオンライン面談に不慣れな場合があります。
焦らず、急かさず、ゆったり構えて面談にのぞみましょう。
上記のポイントを押さえて、オンラインのメリットを活かした効果的な面談の場にしてくださいね。
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